事務代行の経験者から見た、事務代行会社に求められる条件とは？

こちらのコラムに書いた通り、当サイトの管理人（以下「私」）にはフリーランス（個人事業主）としての事務代行経験があります。

そして、当時はそのような言葉はありませんでしたが、業務の進め方としては「オンライン事務代行」という言葉に当てはまるスタイル。
オフィスに出社するのではなくお客様からのご依頼に備えて自宅に待機しており、依頼があり次第、各種事務作業を行う。
フリーランスなので、基本的にはひとりで業務を行っていました。

その時の経験やアクシデントから得たのは、事務代行サービスを提供する者として必要な条件があるということ。

結論としては、

• ひとりきりで事業を行っているフリーランス・個人事業主ではない
• 複数人が関わっており、運営体制のしっかりとした事務代行会社を選ぶ

以上です。

事務代行会社に求められる条件１：複数の担当がつく

主婦層に「在宅での事務代行」を始める人が増えています。
オンライン事務代行のすそ野が広がるのはよいのですが、お小遣い稼ぎ感覚で始める人も多く「自分ひとりでやってます」というケースが見受けられます。

ひとりきりで業務を行っていると発生する問題が、フリーランサー本人に何か問題が発生した際にどのようにフォローするかです。

考えられるトラブルには

• 代わりのスタッフを手配できない
• 後任を見つけたとしても、引き継ぎを行うことが困難
• 業務で使うデータや書類が整理できておらず、必要な時にすぐ取り出せない

このようなものがあります。

以上の問題を解決するのが、1件のお客様に対して最低2名の担当をつけること。
担当のひとりにアクシデントが発生しても、もうひとりの担当がすぐに代わりをすることができますので、安心して依頼することができます。
私自身も体調不良で仕事に穴を空ける、という経験をした直後に外注の業務担当スタッフを使うようになりました。

「これが理想的だ」と私が考える事務代行体制については、こちらをご覧ください。

事務代行会社に求められる条件２：スタッフの教育制度が充実している

次に必要なのは、担当スタッフの教育です。

ひとりきりのフリーランス事務代行の場合、本人が持っているスキル以外の事務サービスを提供することは不可能です。
また、経験の浅さから、フリーランサー自身が事務スキルや秘書能力をブラッシュアップさせる必要性を感じていないこともあります。

さらに、担当がふたりいたとしても、それぞれが持っているスキルに差があるのでは、あなたの依頼に対して常に満足のできる対応ができない可能性があります。

フリーランスとして事務代行をしていた頃の私の、最も大きな悩みは「スタッフ間のレベル差が大きい」というものでした。
その時の経験から教育制度の重要さを知り、事務代行部門とは別にスタッフを教育するシステムを構築しました。

「お客様の業務を担当するすべてのスタッフが、所定の教育システム過程を終えている」を、事務代行業者を選ぶ際の最低条件にすると、失敗は少なくなります。

事務代行会社に求められる条件３：契約内容が事前に通知される

最後に必要な条件が、契約に関するものです。

主婦層の事務代行が増えてきたことから

• 契約書を交わすのを嫌がる
• 秘密保持契約の必要性を知らない
• 委託される業務内容を明文化しない
• 支払いに関する情報が不十分（本人の名前と銀行口座の名義人が違う）
• 契約終了時の流れを、契約前に言わない

このような問題が多発しています。

ビジネスとして事務業務を代行するのですから、これらの情報は事前に開示されるのが当然のことです。
改めて書くまでもないことですが、ここ最近、契約に関するトラブルが頻繁に発生するのを耳にするので、求めたい条件として挙げました。

まとめ

あなたの必要な時に、必要な分だけ事務作業や細々とした業務を依頼することができる、オンライン事務代行。
ですが、あなたが雑務に忙殺されることなく、本来しなければならないコア業務に集中できるようにするためには、事前のチェックが欠かせません。

今回ご紹介したチェックポイントは、ほんの一例であり、特に重要な項目に的を絞りました。
それ以外に気になる点がございましたら、気になる事務代行業者へご質問ください。
業者側からの返答が、あなたの選択を決めるための有力な材料になることでしょう。