事務代行サービスは法人に依頼するべし！個人事業主の事務代行が持つ「3つの注意点」とは？

当サイトの管理人（以下・私）は、2016年より法人として事務代行サービスを行っています。
ですが、それ以前の約5年間は個人事業主（フリーランス）として事務処理の代行を請け負っていました。

その時に担当していた主な業務は

• 小規模事業主、および個人事業主向けの事務代行
• セミナー事務局やイベント事務局の代行
• ワードプレスやブログ、フェイスブックの運用・運営代行

この3つ。

地方在住だったためインターネットが仕事場で、ほぼすべての業務をインターネット上・オンラインにて行っていました。

そこで、個人事業主の事務代行として請負件数が30件ほどの実績がある私の視点から見た、個人事業主に事務代行を依頼する際のよい点と注意点をこれからお話ししていきます。

メリットとデメリット双方をしっかり押さえておくことで、

• 個人事業主の事務代行で十分だ
• やっぱりちゃんとした事務代行会社に依頼しよう

という判断材料にしてください。

個人事業主の事務代行が持つメリット

まずは個人事業主の事務代行に仕事を依頼するメリットからお話しします。
個人で動く働き方ならではのフットワークの軽さが、売りポイントです。

料金が安い

「個人事業主」ということは、基本的にはひとりですべての業務を行います。
人件費や手数料、中間マージンが発生しないことから、同じ業務を依頼するなら料金設定は低い場合が多いです。

フレキシブルに対応してもらえる

小回りが利くのも個人事業主の持つ大きなメリットです。

先ほど書いた料金面はもちろんですが、請け負う業務内容も「できることなら、何でもお引き受けします」というスタイルの個人事業主が多いのも特徴。
会社で決められた業務内容や契約内容に縛られることなく、本人の意思ひとつでやるかどうかを決めています。

その結果、「困った時は何でも依頼できる」という快適さを手に入れやすいのが、個人事業主の事務代行を依頼する利点とも言えるでしょう。

個人事業主の事務代行が持つデメリット

ひとりきりで仕事をするのが個人事業主の働き方。
最近では複数人でグループとして仕事を請け負う個人事業主も増えましたが、会社組織ほどかっちりとしていない、ゆるやかなつながりに過ぎません。

そのため、個人事業主の事務代行に業務を依頼する際は「この人がいなくなったら」を常に考えなければいけません。

急に業務に支障が出ることがある

個人事業主に仕事を依頼するデメリットとして真っ先に挙げられるのが、本人に病気やケガなど「突発的な何か」があった際のことです。

依頼していた業務を引き受けてくれる誰かを自分で探す羽目になったという話はしょっちゅう聞きますし、私自身も外注スタッフからの「妊娠しました、辞めさせてください」という連絡に、何度も痛い目に遭いました。
ひとりで仕事をするのが個人事業主という働き方なので、「どれだけリスク管理ができているのか？」は依頼する側と引き受ける側の両方に問われます。

この問題に関しては、私自身の体験から「1件の顧客に対して複数のスタッフで担当する」体制が理想だと考えます。
そして、私自身が事務処理を依頼している業者さんは、実際にこの体制を取っているとのことです。

能力差が非常に大きい

個人事業主に仕事を頼むもうひとつのデメリットは、各人の持つスキルに大きな差があることです。

「事務代行をしています」という同じ看板を掲げていたとしても、実際に何ができるのかは依頼してみないと分からないというのが実態。
ここでも「個人事業主の事務代行を頼んでみたが、業務は完遂できなかったのに作業料と称して料金だけ取られた」というトラブルが、実際に発生しています。

なので、対策としてオリジナルの教育システムを完備し、私の厳しい審査に合格した者のみをスタッフとして採用していました。

個人事業主の事務代行を検討する際の注意点

ここ数年、主婦による事務代行業への進出により、様々な問題点が出てきています。
「事業とは何か？」を知らない人にあなたの大事な業務を依頼して「しまった」と後悔する前に、ぜひご覧ください。

仕事に対する意識が低い主婦層が多い

先ほども書いた通り、主婦層の増加がここ近年の目立った動きです。
パソコン1台あればすぐにスタートできる気軽さが、自宅にいながらにして何かの形で働きたい主婦のニーズに合っているようです。

なのですが

• ホームページを持っていない
• ホームページ上で氏名や住所など、身元を明らかにしていない
  （個人事業主の事務代行のうち、7割から8割は本名ではなく偽名で仕事をしています）
• 契約の交わし方を知らなかったり、契約を交わすことを嫌がる
• 急に「子供が熱を出したので、今日は休みます」と、勝手に休暇を取る

など、信用・信頼に値しない主婦の事務代行が多く見受けられます。

さらに、女性は妊娠や出産の可能性があったり配偶者の転勤など、状況の変化に伴って一定期間業務を行うことができなくなる可能性があることにはお互いに注意しなければいけません。

業務範囲を逸脱する場合がある

「お客様から言われたことは、すべて作業すればいい」という意識を持っている人も多いです。
ですが、業務を行うにあたって必要な知識が不足しているために、あなたが不利益を被る場合があります。

私がよく聞くケースは「確定申告を個人事業主の事務代行がすべて代行してしまった」というもの。
これのどこが問題なのかは事業をきちんと運営している方なら誰でも知っていることですが、「確定申告の代行を行うためには資格が必要」ということすら知らない事務代行が後を絶ちません。

提案能力が著しく低い

「お客様から言われたことは、すべて作業すればいい」に関連して、注意点がもうひとつあります。
それは、事務代行としてお客様の抱える業務のどの部分を代行すればいいかを見分けるスキルを持たない個人事業主の事務代行が非常に多いことです。

その結果、本来は代行してもらう必要のない作業の料金を無駄に支払ってしまった、というケースが多発しています。

きちんとした事務代行であるかどうかを見分けるポイントは「ヒアリング力」です。

事務代行の依頼方法が分からない場合、重視したいのは「ヒアリング能力」 

しっかりヒアリングができるかどうかは一度会って話せば見当がつきます。
なので、事務代行の依頼を検討している方は、オンラインの画像越しではなく本人に直接会ってから依頼先を決定することをおすすめします。

まとめ

個人事業主という形で事務代行を行ってきた当事者として、現場サイドから見た個人事業主が行う事務代行のメリットとデメリット、注意点をまとめました。
個人事業主には個人で働く良さがあり、また注意するべき点もあること、そして事務代行会社に依頼する際にも良い点と注意点があることがお分かりいただけたでしょうか？

【事務代行・個人事業主と法人の比較】

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