インターネットが当たり前のように使われるようになった今の時代、自社のホームページを所有するのは当たり前のこととなっています。
そして、お客様と直接会うことなく受注からお渡しまで終わってしまうというケースが、ネット通販を中心に圧倒的に増えました。
そういった時代の流れの中で、重要な位置を占めるのが「メール」というツールです。
ところで、メールをより効率的に、ミスなく使うための方策をあなたは取っているでしょうか？
メールフォームを利用しているのに、目視で確認して一通ずつ返す必要はあるのか？
そもそも、当サイトの管理人（以下「私」）が事務代行を始めるきっかけになったのは、とある会社のセミナー事務局担当スタッフになったことです。
セミナー事務局担当スタッフとは言うもののその会社に就職したのではなくて、セミナー事務に関する業務を外注先である私に委託するという形。
引き継ぎ前からメールフォームが活用されており、申し込むお客様からすれば何のストレスもない状態でした。
ですが、業務がスタートするというタイミングで見たのは、大量にあるメールのテンプレート。
日々、メールフォームを通じて受講の申し込みが入ってくるので、その中から
- 適切な内容のテンプレートを選び
- 申し込んだ方に対して一通ずつ手作業でセミナーの詳細についてメールを送付する
このような手順で仕事は進められていました。
これを見た私が感じたことは
「この方法は効率が悪いしミスは避けられない。同じ文面を送信するだけなら自動化できるはず」
というものでした。
便利な自動返信機能を活用する
amazonや大手ショッピングサイトで買い物をした際に、購入した商品についてのメールがすぐに送られてきたという経験は、きっとどなたも持っているかと思います。
このような自動返信のシステムは、大企業にしか導入できないものでは決してありません。
簡易なものだと、年間5,000円もあればメールフォーム付きの自動返信システムを使うことができます。
（無料のメールフォームもありますが、信頼性に欠けるのでお勧めしません。）
自動返信を取り入れることで、
- 即時で返信ができる
- 正しい文面でのメール送信が可能
これらのメリットを手に入れることができます。
また、先日お話ししたメール返信の時間が取れないひとり社長や個人事業主のケースにも、自動返信システムは威力を発揮します。
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ビジネスメール返信のマナーとコツ【ベンチャー企業・創業メンバー向け】
事務専任のスタッフがいないベンチャー企業のメンバーさん向けに、時間をかけずに返信できるメールの書き方と管理方法を説明しました。さらに、忙しくてメール返信の時間が取れない方が取るべき対策も合わせてお話しします。
どのようなメールであっても、まずは最初の一報として
- メールを受け取ったこと
- 受け取ったメールに対する返信は、後からになること
このふたつを書いた文面を自動返信として送ることで、「すぐ見ないと」「早く返信しないと」と、焦らなくてもよくなります。
「自動返信だから融通が利かなくて使えない」ではなく、「同じ文面のメールを素早く、確実に送ることができる」
こういった視点で自動返信を見直すと、「かなり使える」という感があるのではないでしょうか。
問い合わせのハードルを下げ、欲しい情報を確実に入手するためのメールフォーム
また、自動返信機能付きメールフォームを利用すると、すぐに返信メールが送られる他にあと2つのメリットがあります。
それは、
- 問い合わせに至るまでの障害が低くなる
- 欲しい情報を確実に手に入れられる
という点です。
興味があっても問い合わせをしない、驚くべき理由
誰かに問い合わせのメールを送る場面を想像してください。
もしも最初から文面を作成しなければならないとしたら、余程の必要を感じない限り文字を入力する手が止まるのではないでしょうか？
特にスマートフォンからの場合、長文を入力するのは一苦労です。
そして、人間は面倒なことは嫌いなので、どうしたらいいかを自分で考えなければいけないシーンでは「回れ右」という選択をしてしまいがちなのは、あなたにもお心当たりがあるでしょう。
商品に興味を持った方に対して「こうすればいい」を明確に示すことで「問い合わせる」という行動を起こすまでのハードルは確実に下がります。
メールフォームを設置しておくだけで、お問い合わせが増える。
設置の手間さえかければ、あとはそのまま置いておくだけでOKです。
欲しい情報を明示しないことで、このようなトラブルが発生します
セミナー事務局代行を数多く手がけてきた中で私が見聞きした、メールフォームを使わないことによる「困った」はたくさんあります。
その中でも代表的なものが、名前、住所、電話番号といった、基本的な情報が書かれていない申し込みメールをいただくことです。
「そんなバカな」と思われるかもしれませんが、実際に起きていたことです。
この問題もメールフォームを利用することで、簡単に解決することができます。
解決法は、あなたが必要とする情報を項目として設置するだけです。
一例を挙げると、事務代行会社であればこのようなメールフォームを利用しています。
それほど細かい情報は収集しないものの、お問い合わせいただいた方の基本的なニーズはあらかじめ把握しておきたい。
なので、「お問い合わせ理由」という項目が設けられています。
「依頼したい内容を先に知ることで、的確な返答ができる」という仕組みです。
まとめ
今日ご紹介した自動返信とメールフォームの導入は、それほど難しくありません。
Web検索をして見つけたメールフォームを利用するだけで、十分に役割を果たしてくれます。
ですが
- 調べる時間がない
- パソコンは苦手だから、誰か代わりに作業してほしい
- どのような項目を設定したらいいかが分からない
- 作成したメールフォームの運用を任せたい
このようなご希望がありましたら、ぜひともオンライン事務代行会社にご連絡を。
あなたのご希望に応じたメールフォームの選定から設置、運用までを手放すことが可能です。
「社長の時間は、社長ではないとできない業務に使う」
これを実現するのが事務代行・秘書代行サービスです。