事務代行サービスへの依頼を検討したい「3つの基準」とは？

当サイトの管理人（以下「私」）は、これまでに30件ほどの事務代行、セミナー事務局代行を請け負ってきました。

様々な事情を抱えた方からお問い合わせをいただくのですが、その際に私が思うのが

「もっと早くご依頼いただければ、こんな苦労をせずに済んだはず」

ということ。

事業を進める上で問題点が発生した際は、早めに対策を考えて手を打つことが基本です。
とはいえ、日々の業務に追われて落ち着いて物事を考える時間を取るのが難しいのが、個人事業主やひとり社長の抱える共通の悩み。

そこで、今回は「こんな方は事務代行サービスのご利用を検討するべし」を、これまでに私が経験してきた事例の中から特に多い3つのパターンに絞って「依頼を検討する基準」としてお話しします。

何となく毎日が忙しいがどうしたらいいか分からない方は、目の前にある忙しさから解放されて今後の事業を拡大するためのヒントとしてください。

事務代行を依頼する基準・その１：1日の予定が、その日のうちに終わらない

「今日もまた、1日が終わってしまった」
するべき業務がどんどんと増えていき、気が付いたらもう夜。
ひとり、または少人数で事業を行い、仕事の山を抱えている方によく見られる現象です。

人をひとり雇用するほどの業務量はないが、既存の人員では手が回らない。
このような状態になっていることに気づいたら、まずは事業そのものとは関わりの薄い業務から事務代行サービスの利用をご検討ください。

事務代行に依頼できる業務の事例

これまで、私にご依頼いただいた業務の例は

• 日々のルーチンワークとなっている顧客リストの更新やメンテナンス
• 返答パターンが決まっている問い合わせに対するメール返信
• こまめな更新が必要なホームページ上の最新情報の案内
• 密なコミュニケーションがお客様を呼ぶ各種SNSの運用（フェイスブック、Twitter、Instagramなど）

以上の他にも、まだまだ対応可能なことはあります。

「これをやってほしい」というご希望は、ぜひヒアリングの際に担当者にお伝え下さい。

「1日に20分の事務作業が発生」が、事務代行を利用する基準

毎日の事務作業にかけている時間が

• 1日で20分以上
• 1週間で2時間以上
• 1ヶ月で5時間以上

以上が、事務代行を依頼する基準です。

あなたが思うよりもずっとハードルが低いはずです。
そして、日々の事務作業がほんの少しでも発生するのとまったくないのでは、仕事を取り巻く環境が一変するとお考えください。

「事務作業」という気がかりを一刻も早く解消することが、地味ですが事業拡大に向けての着実な一歩。
「これ、やってもらえるかな？」という業務がありましたら、まずはお気軽に事務代行サービスに問い合わせてください。

事務代行を依頼する基準・その２：仕事のことで頭がいっぱい

個人事業として仕事をスタートして後に法人化した方や、ベンチャーとして事業を立ち上げた方によく見られるのが、こちらのパターン。
私自身も個人事業として事務代行を始め、やはりこの傾向があるので気を付けています。

朝、起きた瞬間から、夜に眠りにつくまでのすべての時間において、これから手掛けたい新規事業のことで頭がいっぱいではないでしょうか？
ですが、あなたに与えられた時間は1日24時間しかありません。

「この貴重な時間を、新しい事業を立ち上げるためにより多く使いたい」
「だが、今、目の前にある業務もしなければいけない」

このような時にあなたのお役に立てるのが事務代行サービスです。

事務代行サービスの一貫として提供する、現状整理とヒアリング

あなたが置かれた現在の状況と問題点をヒアリングにて整理することで、

• ストップしても問題がない
• 効率アップや簡略化が可能
• 事務代行によって代行可能

このような業務を洗い出すのが、事務代行サービスの現状整理とヒアリングです。

誰が行っても構わない業務を事務代行を適切に活用して手放すことで、あなたにだけできるコア業務に時間を集中して使うことでき、その結果、確実に業績がアップします。

事務代行を依頼する基準・その３：メンバーの事務処理能力が低い

私が最もよく見たパターンが、実はこちらです。

ひとりや少人数で事業を行っていると、比較対象が少ないためにメンバー全員が事務処理能力が低いことに気づいていないという例は、数え上げたらきりがありません。

事務作業が苦手であれば、事務代行サービスを使う

スタッフ全員が不向きであるにも関わらず、誰かが担当しないと事業が回らない事務作業は非常にたくさんあります。
事業を行うのに必要な事務作業のうち、「誰がしているのか？」という要素が重要ではない業務や雑務は事務代行に依頼するのが得策です。

事務作業が早く終わることで業務が回るスピードも速くなり、事業展開もこれまでとはまったく違った内容やスケールになった例を数多く見てきました。

具体例はこちらをご覧ください。

向いていないことに時間を費やすほど無駄なことはありません。

「もしかしたら、私は事務作業が苦手かも？」
そう思った方は、今すぐ事務代行サービスの利用をご検討ください！

まとめ

あなたが3つの基準のうちのいずれかに当てはまっている場合に、事務代行サービスを利用することで楽になるために必要なこと。
それは、フリーランスの事務代行やクラウドソーシングではなく、しっかりとした土台と実績のある事務代行会社を選ぶことです。

ひとりきりで仕事をしているために必然的に経験の少ないフリーランスでは、あなたにとって実効性がある提案を出すのは不可能です。
また、クラウドソーシングを利用すると「仲介業者へのマージン」という余計な費用が発生します。

また「大手の事務代行会社を検討すればいいのか？」というと、必ずしもそうではありません。

提供される事務サービスの品質面ではよい選択なのですが、大手であるがゆえに予算が合わなかったり親身になって相談に乗ってくれないなど、別の問題が出てくる場合も。
とはいえ、初めての事務代行サービス利用であれば、大手の事務代行会社を選ぶのが失敗が少なく、高い満足感も得られやすいです。

「事務代行サービスの利用に興味はあるが、どこを選べばいいか分からない」
「問い合わせると、必ず事務代行を発注しなければいけないのではないか？」

このような心配は一切不要です。
たいていの場合、契約前のヒアリングは無料です。

あなたの抱える事務作業が減ることでより楽に業務が進んで事業が大きくなること。
これが事務代行サービス事業者のミッションであり、願いです。