少人数ですべての仕事をこなさなければいけない、ベンチャー企業に所属するメンバー。
このような立場で事業を行っていると事務作業や雑務といった付随的な業務へ割く時間は短くなり、つい後回しにしてしまいがちです。
とは言うものの、自分の他に誰もいないのですから、自力でこなしていかざるを得ません。
「コア業務に自分の力を集中させたい」
こう思うのは、少人数で事業を展開している方なら誰しもが考えていることでしょう。
ベンチャー企業のメンバーが抱える、メールに関する問題
数ある雑務の中でも特に時間がかかるのが、頂いたメールへの返信です。
- メールが来ているかどうかチェックし
- 文面を確認し
- 返信内容を考え
- 返信する文章を入力し
- 送信する
このように、多くの手間がかかっています。
そして、事務専任のスタッフがいないのであれば、メールへの対応は自分自身で行わなければなりません。
ですが、時間と手間が必要な割にはすぐに成約に結びつくとは限りませんし、他の業務をしている時間帯に届いたメールには、即時での対応が難しいケースが多いです。
さらに「メール返信はできるだけ早い方がいい」というマナーもあり、返信が遅いと先方に悪い印象を与えかねません。
まとめると、ベンチャー企業に在籍している方にとっては
- メール処理の優先順位は低い場合が多い
- 受信から返信までに手間と時間がかかる
- 「メールへの返信は早い方がよい」とされている
以上のようなメールへの返信に関する問題点があるということです。
自分で対応する場合の、ビジネスメール返信のコツ
事務スタッフがいるのならスタッフに任せてしまうのが、迅速にメールの対応を行う上では効果的です。
ですが、自分でメールの返信を行う場合は、次のようなポイントを押さえてみましょう。
「まずは一報」を心がける
メールが届いたことに気づいたタイミングで、すぐに返信を出します。
スマートフォンに転送するなど、すぐに気づける環境づくりも重要です。
その内容は
- メールを受け取ったことに対するお礼
- 返信は改めて行うこと（返信が必要な場合のみ）
こちらのふたつ。
使う文面はテンプレートでも構いません。
メールを受け取ったことを迅速に先方へ伝えることで、不安を取り除きよい印象を与えます。
「要返信」ボックスの活用
先ほど受け取った受信トレイにあるメールを、返信が必要なメールのみ「要返信」ボックスへと移動します。
必ず返信が必要な相手からのメールには自動振り分け機能を使うなど、時間短縮のための一手間をかけておくとさらによいです。
返信が不要なメールはこの時点で所定の保管場所へ移動させます。
昨今は検索機能が充実したメーラーやWebメールもありますので、細かく分類分けする必要もなくなりました。
場合によっては「既読メールすべてがひとつのフォルダに入っている」という状態でも問題ないでしょう。
時間を確保して、メールに返信する
「要返信」ボックスに格納されたメールを、作業時間を確保してまとめて返信します。
同じ作業はまとめてするのが、業務の効率化には欠かせません。
そして、メールに対応するための時間は、1日1回は必ず取ってください。
「今日はもう遅いから明日でいいや」
このように思い続けていると、先方への返信が2日後、3日後となってしまいます。
これでは第一報のメールを素早く出しても、無意味になってしまいます。
「どんなに遅い時間でも構わないので、今日中に返信する」が、ここでのキーワードです。
また、返信が遅くなる分、その内容には十分に気を配ってください。
- 必要な情報が過不足なく書かれているか
- マナーに反していないか
この2点には特に注意を払いましょう。
書き上がったら返信してもマナー違反でない時間帯ならそのまま返信、夜も遅いなど「今、どうだろう？」というタイミングなら翌朝にまとめて送信する。
これで、メールに関する問題点はすべて解決です！
まとめ
ここまで読んでそう思った方は、事務代行導入の検討を。
今まで書いてきたすべてを、まとめて依頼することも可能です。
- メールに目を通す暇もないくらい、毎日忙しい
- 外出ばかりで、パソコンに向かっている時間が惜しい
- 文章を書くのは苦手だ
- メールボックスは、いつも未読メールでいっぱい
以上に当てはまる方は、まずは「ここに依頼したい」とあなたが思える事務代行業者にお問い合わせを。
あなたにピッタリの「メール問題への解決策」を、提案してもらえるはずです。