「事務代行サービスに興味あるのだけれども、頼み方が分からない」
「知っている人に事務処理を依頼したら、うまくいかなかった」
このようなことを考えたり経験したりして、事務代行を依頼することに対する敷居が高くなっていませんか？
ですが、頼み方さえ分かってしまえば、事務代行サービスはあなたの強力なサポーターです。
そこで、このページでは事務代行の導入を検討している方に向けて
- 問い合わせ前にすること
- 事務代行契約までの話し合い
- 契約後、事務代行サービス開始まで
以上の3点をお話しします。
これを読んで、安心して事務代行サービスにお問い合わせください。
事務代行会社へ問い合わせる前にすること
「忙しいから、事務代行サービスを利用したい」
「でも、何から始めたらいいか分からない」
この状態で事務代行会社に問い合わせていただいても、まったく問題ありません。
ただ、事務代行サービスが始まるまでの期間を短くしたいとお考えでしたら、依頼を検討している業務をまとめた上で問い合わせることをお勧めします。
まとめる、と言っても、プレゼンテーション資料のような詳細な書類は不要です。
「まずは文字にすること」が、ここでの作業内容だとお考えください。
一例を挙げると
- 外出時に受け取ったメールへの返信
- 領収証を定期的に整理する
- 問い合わせメールへの初期対応
このような感じです。
箇条書き程度で十分なので、あなたが気になっている手が回っていない業務を書き出してみてください。
ここでまとめたリストを事務代行会社へ問い合わせの際に備考欄に書き添えることで、次項以降の流れがスムーズに行われます。
また、事務代行サービスに割ける予算が決まっているのなら、予算額も問い合わせフォームの備考欄へ。
予算を事前に知らせることで、あなたが支払い可能な金額内でのサービスメニュー案が事務代行会社から提出される確率を上げます。
まとめ方の詳細は、こちらをご覧ください。
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事務代行に依頼する方法が分からない時は、3つのポイントだけ確認する
「事務代行の依頼を検討しているが、どうやって頼めばいいか分からない」と思って、問い合わせを迷っている小さい会社の社長さん向けに、事務代行を頼む時にまとめておくとよい3つの情報を解説しました。これらのポイントを押さえれば、スムーズな事務代行の導入が可能です。
問い合わせ後、事務代行サービスを契約するまで
あなたが問い合わせた後、事務代行会社側からの返信があります。
返信内容は会社によって差はありますが、おおむねは
- 受託の可否
- ヒアリングについての案内
以上の2点が中心となります。
事務代行会社には「得意・不得意」が存在する
「事務代行」と一口に言っても、事務という言葉が意味する内容は広範囲にわたります。
そのために起きるのが、「問い合わせがあったが、引き受けられない」というケースです。
たとえば、オンライン秘書サービスでよく見られる、スタッフ全員が在宅勤務スタイルを取っているケースの場合、
- 特定の場所で行わなければならない業務
- お客様のオフィスに引かれた電話への対応
といった業務を受託することはできません。
また、当サイトの管理人（以下「私」）は、企業に所属せずにフリーで活動するセミナー講師の事務局を、2010年から代行しています。
代行サービスの開始当初から在宅勤務スタイルで業務を行っていたため
- メールでの申し込みが前提である、セミナー事務局代行
- Facebook、TwitterといったSNSの運用代行
- 社内で必要とされる事務作業全般（私は「おひとりさま起業」だったため）
これらを得意としています。
各社それぞれに「この業務ならお任せください」があり、公式サイトには記載があるのが通例です。
なので、あなたの依頼したい業務に合わせて問い合わせ先を選ぶのが、賢い事務代行会社の選び方と言えます。
契約前に対面ヒアリングを行う事務代行会社を選ぶメリット
契約までに一度も直接面談をすることなくサービス提供を受けられる事務代行会社が、最近では出始めています。
お互いの時間を合わせて会う必要がなく一見すると便利なように思えますが、よい面ばかりではありません。
事務代行会社の担当者と顔を合わせて話をする利点は、数多くあります。
代表的なものとして
- メールでは数日かけてやり取りする内容が、直接会って話せば30分で終わる
- ちょっとした表情の変化を見ることで、より的確な提案が出てくる
- 相手の人柄が分かり、互いに安心感が得られる
これらが挙げられます。
事務代行会社側から対面ヒアリングの日程案が提示されるので、あなたはご都合のよい日時を選ぶだけです。
スケジュールが合わない場合はご希望をお知らせいただくことで、さらに日程案が提示されます。
また、直接会って会話をするのが難しい場合は、各種オンライン会議室を利用するのもよいでしょう。
事務代行サービスで実施されている対面ヒアリングの一般的な例について、以前にまとめた記事があります。
参考としてご覧ください。
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事務代行の依頼方法が分からない場合、重視したいのは「ヒアリング能力」
ヒアリング能力が高い事務代行サービス会社の見分け方を解説。事務代行会社であれば、事務処理能力が高く気が利くのは当たり前。ですが、あなたの要望を聞き取る能力に欠けているのでは、代行業者の持っている能力を生かす以前の問題です。
事務代行サービス会社からの見積もり提出
ヒアリングが終わった後に、その結果に基づいた見積もりが提出されます。
見積もりに書かれている内容が、契約するかどうかの判断基準のひとつです。
ここで見るべき主なポイントは
- 内容が不明な項目など、不審な点はないか？
- あなたが提示した予算額で、長期にわたってサービスが受けられるのか？
です。
事務代行を依頼するのが初めてのケースだと、慣れないために「この見積もりは適切だろうか？」という不安がつきものです。
あなたが感じるその不安は、率直に質問するとよいでしょう。
事務代行会社からの返答を見ることで、信頼に値するかどうかを判断することができます。
さらに、見積額が予算額を越していないかどうかも、よく確認を。
初回キャンペーンなど、「最初は安いが、その後は料金がアップする」という料金体系が時おり見受けられます。
- 提出された見積額で、いつまで、どれくらいの分量の作業を引き受けるのか？
- 1ヶ月後など、ある程度の期間が経過した後の料金がどう変化するのか？
など、支払いに関する疑問は完全に解決されるまで、しっかり確認することが重要です。
その他、事務代行サービスにおいてよくある料金に関する問題点は、こちらをご覧ください。
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事務代行サービスにおける料金体系と特徴、注意点
事務代行サービスを利用する際にお勧めの料金体系は「月額制」です。稼働した時間や作業量で料金を設定する「時給制・従量制」には、様々な問題点があります。
まとめ
今、この文章を読んでいるあなたは、事務代行サービスの利用を具体的に検討しているのではないでしょうか？
その際に頼み方が分からなかったために「事務代行会社を利用したけれども、楽になれなかった」とがっかりするのは、事務代行、秘書代行の本意ではありません。
このページをご覧になった方が、気軽に、そして適切に事務代行サービスを利用する方法を知っていただくこと。
それが、このページの目的です。
今後ますます事業が発展し、さらに忙しくなるであろうあなたのよきパートナーでありたいと、すべての事業者は常に願っています。