「秘書」という言葉に、あなたはどのようなイメージをお持ちでしょうか？
- 社長さんのすぐ隣にデスクがあり
- 「これ」と言われたら、すぐに「はい」と対応する
- 来客応対はそつなくこなし、書類やメールを書かせてもバッチリである
このようなイメージから「秘書はちゃんと雇わないと」とお考えでしたら、ぜひとも秘書業務はアウトソーシングすることをおすすめします。
最近では「同じオフィスにいなくても仕事はできる」というのが、当たり前になりつつあります。
ITの進歩による、便利なツールの台頭
同じ場所にいなくても仕事ができる最大の理由は、ITの進化です。
メールやチャットを利用することで、まるで目の前に相手がいるような状態で会話を交わすことができます。
また、音声での会話と違って文字でやり取りをしているので、記録として後に残るのも見逃せない利点です。
秘書代行で利用するITツールには、このようなものがあります。
メール
すでに生活の中に浸透した感のあるツールが、メールです。
文章を直接書くことができるのはもちろん、
- メールアドレスをまったく持たない人がほぼいないので、誰に対しても利用可能
- データ化した書類を添付・送信する
- 同じ文面であれば何通でも同時に送信可能
など、まだまだ利用価値の高いツールです。
グループウェア
耳慣れない言葉かもしれませんが導入している企業は多いので、知らず知らずのうちに利用している方もいらっしゃるかもしれません。
グループウェアとは、同じ目的を持つ組織や団体が、パソコンやスマートフォン・タブレットを介して情報共有やコミュニケーションのために利用するシステムのことです。
実装されている主な機能としては
- 各メンバーのスケジュール管理
- グループ全体のイベント
- タスク管理機能
- ファイル共有
があり、その他にもシステム独自の機能が数多くあります。
利用する際には、その目的に合わせて採用するグループウェアを選択することになります。
チャット
「個人で利用するツール」という印象が強いチャットですが、リアルタイムでの会話には欠かせないアイテムです。
後に残したい会話はグループウェアで、オフィスでよく見られる
「●●、どうなっている？」
「完了しています」
程度で終わるライトな会話なら、チャットを併用することでスピードアップが期待できます。
チャットが得意とするのは、即時の対応が必要な業務であり、記録に残す必要がないものと言えます。
便利なツールを駆使すれば、たとえ離れていても仕事はできる！
このように、インターネット環境で可能なことが爆発的に増えた今。
オンラインで事足りる秘書業務は、自社内で行うのではなく能力の高い適切な社外へと外注するのが
- 人件費削減
- 社内スタッフの有効活用
といった面から、得策だと言えます。
また、「地方だから、いい人が見つからない」というお悩みにも、ITツールの進化は応えることができます。
オフィスまで出勤することなく業務を行うことができるので、お互いの所在地は問いません。
オンライン専用の秘書代行・事務代行業者であれば、数多くの経験と確かな実績であらゆるニーズに対応できます。
「直接会わずに仕事ができるか、不安」
そうお考えの方こそ、まずはお問い合わせから始めてみてください。