ビジネスメールを出す時に「すぐに返事がほしい」というケースがあります。
たとえば、出欠の確認をしたい時やデッドラインが決まっている件についてなど。
本来、メールというツールは急ぎの用件に向かないのですが、それでも「どうしてもメールで」ということなら、このような対策があります。
メールの返信をすぐもらう、3つの工夫
すぐにした方がいいと分かってはいても、「後でいいや」と思った時には、人間とはすぐに後回しにするものです。
あなたにもきっとお心当たりがあるかと思います。
ということは、「すぐしなければいけない」と先方に分かってもらうことでメールの返信が来るまでの時間は確実に早くなります。
返信メールの催促は「数字」を効果的に使う
あなたの考えている期日までに返信がほしい時は、「いつまでに返事がほしいのか」をハッキリと書くのが基本です。
たとえば
- ●月△日 12時まで
- 本日より3日以内
このような感じです。
返信期限を具体的な数字として記載することで「締め切りを守らなければいけない」と、思われやすくなります。
メールの末尾には返事を催促する一言を入れる
文章の途中で締め切り日を入れるのと同時に、メールの最後にも返信がほしい旨を書き添えましょう。
文例
- それでは、ご返信のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
- こちらの事情で恐縮ではございますが、ご確認とご返信をいただきますようお願いいたします。
メール本文で何度か「返信が必要である」と書くことで、先方の目に触れる可能性が上がります。
特に本文最後の部分は見ている場合が多いので、しっかりと押さえておきましょう。
締め切りがあることを、確実に理解してもらう書き方
言葉というものは同じ単語を使っていても、人によってまったく違う解釈をしてしまう時があります。
とりわけ、日本語特有の婉曲な表現を使うと、意味を分かってもらえないというケースも。
なので、同じ意味の言葉を表現を変えて入れておくと安心です。
先ほど書いた締め切り日時を明確に書いておくことや、場合によっては「早急に」など強い口調を織り交ぜると効果的に先方へ意図を伝えることができます。
仮の締め切りを伝えると、焦らずに待てる！
締め切りまで多少なりとも余裕がある時に必ずしてほしいのが、先方には仮の締め切りを伝えるという行動です。
本当に返答がほしい期日の2、3日前を期限として提示しておくことで、先方からはこちらの想定より早めに返事をいただくことができます。
また、もしも締め切りまでにメールの返信がない場合でも、こちらからやんわりと返信を催促する余裕が生まれます。
そのためには、必ずこの日までに返事がほしいという内容のメールを送る際は早めの行動が必要不可欠です。
あなたからの発信が遅いと締め切りまでの期間も短くなり、ひいては「相手から返事が来ない」とイライラする結果に。
「相手に期日内の返信を求めるのならば、まずはこちらから早めに送信する」というわけです。
メールの返信期日が過ぎてしまった場合の上手な催促方法
「●日までにお願いします」と書いたにも関わらず、先方から返信が来ない。
このような時には先方が返信を出していないとすぐに決めつけるのではなく、このようなワンクッションを置くとすんなりと返信を促すことができます。
メールが届いていないかもしれないと予想する
あなたがどれだけメールの文面に細心の注意を払っていたとしても、そのメールが先方に届いていなければ返信は絶対に来ません。
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あなたのメールが相手に届かない原因と対策とは？
送信されたメールはすべて相手に届くとは限りません。様々な理由から送ったメールが相手に届かない現象が発生します。ここでは届かない原因として対策可能な3つの原因と、対応が困難な理由ひとつについて解説します。
なので、返事が来ない際に真っ先にするべきことは、メールが届いているかどうかの確認です。
「■月○日にメールを送信したのですが、お手元に届いているでしょうか。」といった書き出しで催促すると、先方にメールが届いている、いないに関係なく角が立ちません。
なお、大切な用件なら送信時に「メールを送信したので、ご確認ください」と、電話で一報を入れておくという方法もあります。
「何かの理由があるのかも？」と考える
あなたにとってはすぐに返信がほしい重要なメールであっても、先方にとってもそうであるとは限りません。
なので、
- 忙しい
- 処理が漏れている
といった理由で簡単に後回しにされることを考える必要があります。
このようなケースを想定して、初回の催促では「お忙しいとは存じますが、ご返信をお願いいたします。」とやんわりとした言葉遣いで返信を依頼し、回を重ねるたびに語調を強めるといった気遣いが肝要です。
また、支払いに関する督促には特に注意が必要です。
先方が振り込み処理をしてからあなたの口座に着金するまでには、タイムラグが発生するものです。
督促のメールを出す直前に口座に入金がないことを改めて確認した上で「行き違いでご送金済みでしたら、何卒ご容赦ください。」とすると、余計なトラブルになる心配がありません。
まとめ
メールというツールには送信側がメールを出した直後に内容が見られるのではなく、先方の都合のいいタイミングで読まれるという性質があります。
従って、本来ならば返信期日には十分な余裕を持たせ、いつメールが読まれても問題ないようにする必要があります。
とは言っても、あまりにも返信が遅いのはお互いにとって困った事態を引き起こしますので、締め切りを過ぎた時点で迅速に返答を催促する行動を取りましょう。
「もう少し待てば返事が来るかもしれない」とズルズルと先送りにするのではなく、あなたの指定した返信期限が過ぎた時点で速やかに行動することで、双方ともに気まずい思いをすることがなくなります。
返信を催促しなければならない事態に備えて、いくつかの文例を用意するなどしっかりと準備をした上でメールのやり取りをしましょう。
もしも
「返事の催促をするのが大変だ」
「返事が必要なメールを送信するのが、忙しくてつい後回しになってしまう」
このようなお悩みがあるのでしたら、ぜひ事務代行・秘書代行事業者にご相談ください。
適切な文面とタイミングで、大切なメールの送信をあなたに代わって行います。