「仕事が忙しくなってきたから、自分でなくてもいい作業は誰かに手伝ってもらいたい」
「でも、事務代行サービスは料金体系が複雑だし、何を頼んだら何円払うのかが分からないから、問い合わせにくい」
このページをご覧のあなたは、上記のような不安をお持ちではないでしょうか？
事務代行サービスの料金体系が複雑な印象になっている理由、それは提供するものが目に見えないサービスであるからです。
スーパーマーケットでは「にんじん1個○円、じゃがいも3個△円」と価格が明確に表示されています。
買い手側はにんじんやじゃがいもの現物を事前に見て確認した上で、納得して購入することが可能です。
ですが、事務代行のように手で触れることのできないサービスの提供を受ける場合、
- 事務代行サービスを利用することが、私にどのようなメリットをもたらすのだろう？
- 自分が思っていたサービスと食い違っていたら、どうしよう？
といった疑問や不安はつきものです。
事務代行の導入をあなたが検討するにあたって障害になっている料金体系の分かりにくさについて、ここから先で解説します。
あなたの持っている疑問や不安が、このページをご覧いただくことでゼロになれば幸いです。
事務代行サービスの料金体系と特徴
当サイトの管理人（以下「私」）は、2016年までフリーランスの事務代行として、その後は会社を設立して事業として事務代行サービスを提供しています。
私がこれまでに見聞きしてきた事務代行の料金体系には、以下のようなものがありました。
事務代行・料金体系の比較
| 月額制 | 従量制 | |
|---|---|---|
| 契約に沿った業務内容である | ○ | △ |
| 料金算出方法は明確か？ | ○ | × |
| 利用料金は事前に分かるか？ | ◎ | × |
| 利用料金の変動がない | ◎ | × |
| 突発的な業務が発生した際の対応は？ | △ | ○ |
| 利用料金を改定する時の再契約 | △ | △ |
| 責任の所在は契約に沿ったものか？ | ○ | × |
事務代行サービスの料金体系１：月額制
契約に基づいた業務を提供して、月々決まった料金を頂く方式です。
例：1ヶ月あたり25,000円
2ヶ月分の合計：2ヶ月 × 25,000円 = 50,000円
事務代行サービス：料金体系・月額制の特徴
月額制の特徴としては、以下の通りです。
- 支払日や金額が一定なので、依頼主は出費の目算が立ちやすく支払いの手間も最小で済む
- 業務内容が決まっているので、依頼主、事務代行側のいずれも責任の所在が明確である
- 契約外の業務を行う際は、再契約や料金の再設定が必要である
不便な点もあるかもしれませんが、必要なコストと責任の所在が明確であるのが最大のメリットです。
事務代行サービスの料金体系２：従量制
取り扱う数量や事務代行側が稼働した時間数を算出し、作業単価と掛け合わせた結果が当月の料金となる方式です。
例１：返信数の従量制
メール返信1通：150円
4月は128通返信：128通 × 150円 = 19,200円
5月は326通返信：326通 × 150円 = 48,900円
2ヶ月分の合計：19,200円 + 48,900円 = 68,100円
例２：時給制
時給：1,500円
4月は15時間稼働（128通返信）：15時間 × 1,500円 = 22,500円
4月は26時間稼働（326通返信）：26時間 × 1,500円 = 39,000円
2ヶ月分の合計：22,500円 + 39,000円 = 61,500円
事務代行サービス：料金体系・従量制の特徴
従量制の特徴としては以下の通りです。
- 当月の精算が終わらないと料金が確定せず、依頼主の出費額に大きな波がある
- 事務代行側が取り扱った件数や稼働した時間分だけ払うので、月額制と比較して依頼主に無駄な出費が発生しにくい
決められた内容物の発送代行など、取扱数や業務内容が明確である場合であれば悪くありません。
しかし、この後でお話しする通り、従量制には様々な問題があり、お互いに不信感や不安を持つ原因となります。
事務代行サービスで選ぶべき料金体系が「月額制」である理由
私のおすすめは、ズバリ「月額制」です。
依頼主と事務代行側の双方が納得できる料金体系は、後述する諸問題を比較・検討すると月額制に軍配が上がります。
双方が話し合うことで契約内容に見合う料金体系や金額を設定することが、後々のトラブルを防ぐためには非常に重要です。
事務代行サービスの料金を月額制で支払う際は、注意点はひとつだけ
事務代行サービスの料金に月額制を採用する場合、注意点は
- お客様からの急なご要望に対応できない場合がある
これだけです。
契約に沿った事務代行サービスを提供する形が、月額制の基本スタイルです。
そのため「今回だけ、これをお願いしたい」という突発的なご依頼をお引き受けすることは、難しい場合があります。
事務代行側としては大切なお客様からのご依頼をお引き受けしたい、という思いは持っています。
なのですが「事務部門のことを気にすることなく日々のお仕事に集中できるようになる」が、あなたが事務代行サービスを利用する本来の目的。
したがって、契約外の業務をお受けすることによって発生する思いがけないトラブルを確実に避ける方が、優先順位が高いと考えます。
事務代行サービスの料金を従量制で支払う際の、3つの注意点
事務代行サービスの料金に従量制を採用する場合には、
- 取扱数量の数え方
- 事務代行側の能力に応じた、稼働時間数の算出ルールと報告形式
- 取扱数量・稼働時間数の精算タイミング（締日）、および代行料金の支払日
これら3つに関して、明確な取り決めと厳正な運用が必要です。
先ほど説明した2種類の料金体系のうち、揉めることが圧倒的に多いのは「いつ、いくら支払うのか？」が事務サービス提供後に決まる従量制です。
「取扱数量や稼働時間数をどう解釈するか？」やこれらの計算結果において双方に食い違いが発生し、話し合いが平行線を辿った上で決裂という経験を、私自身が持っています。
また、稼働時間数による算出方式には以下のような問題が発生したことも、私は見聞きしてきました。
- 依頼主が契約外の業務を依頼した際に「料金を発生させたらいいや」と事務代行側が軽く考えてしまい、想定外に時間がかかったために多額の料金が発生してしまった
- 事務代行側の精算業務が遅れた結果として依頼主の支払いも遅れてしまい、「支払った」「まだもらってない」とトラブルになった
- 稼働時間数を事務代行側が報告する方法として、何を選ぶのか？
（事務代行側が自己申告する方式にすると、虚偽の申請があった際に依頼主が見抜きにくい）
これらの経験や同業者からの情報から判断し、
- 一定の稼働時間数までは同じ料金でご利用できる月額制を採用する
- やむを得ず従量制を採用する場合は、勤怠管理アプリを利用して稼働時間数を計測し、事務代行側による改ざんは認めない
以上がベストだというのが、私の持つ意見です。
まとめ
事務代行サービスにおいて
- どのような料金体系があるのか？
- 料金体系ごとの特徴や問題点
- 依頼を検討している事務代行サービス側が、どのように料金を算出するのか？
このような点は依頼を受ける事務代行側からの提示と説明に頼らざるを得ません。
特に「はじめて依頼する」というケースにおいては、信頼できる事務代行サービス会社を選ぶことが欠かせません。
私自身も事務代行サービスを利用して、自社の事務作業を依頼する身です。
依頼する側・される側双方の視点を持つことで、事務代行をはじめてご利用の方が持つ「任せても大丈夫かな？」という気持ちを解消する方法を知っています。
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【事例紹介】ベンチャー企業が事務代行サービスにアウトソーシングする
少ないスタッフで運営しているベンチャー企業が事業を続けるためには、自分でしなくてもいいことをアウトソーシングすることが重要。誰が行っても結果が変わらない作業は事務代行に委託して持っているリソースをコア業務に集中させることが、小規模事業者が業績を大きく伸ばす秘訣です。
また、以下の手順に沿って金額を決定することで、料金面での不安や疑問は確実に小さくなります。
- 見積もりを依頼する前に、事務代行サービス事業者によるヒアリングを受ける
- ヒアリングの内容に基づき、業務内容を提案をしてもらう
- 事務代行料金の見積りは、双方が納得できるまで何度でも取る
- あなたが納得した上で正式に契約、業務をスタートする
手間はかかりますが、一度、契約すると長期間に渡ってサービス提供を受けることが予想されますので、最初が肝心だとお考えください。
「今までは自分ひとりで頑張っていたけれども、そろそろ事務作業のアウトソーシングを」という方こそ、ぜひ事務代行サービスにお問い合わせを！
あなたがご自身でなければできない業務に安心して専念できる状態が、プロに事務作業をアウトソーシングすることによって実現することは間違いありません。