【事例紹介】ベンチャー企業が事務代行サービスにアウトソーシングする

小規模法人やベンチャー企業といった、事務専属スタッフを置かない企業が事務代行サービスを利用するケースをこの数年でよく見かけるようになりました。

事務作業をアウトソーシングした方からは

• 自分にとって苦手な業務を事務代行のプロに依頼することで、お客様の満足度が向上した
• 単純な作業を外注することで煩わしさがなくなり、時間の余裕が生まれた
• 忘れてはいけないが誰がしても問題のない仕事を任せることで、自分でなければならない仕事に集中できるようになった

このような言葉が聞かれます。

とは言え「じゃあ、自分も事務代行を依頼しよう！」とはなりません。

少なくとも

• 何を頼めばいいのか？
• 料金設定はどのようになっているのか？

この2点が明確にならなければ、問い合わせするのでさえ二の足を踏むのが現状です。

そこで、「ベンチャー企業・社長の事例」ということで、当サイトの管理人（以下「私」）が「事務代行をどのように活用しているのか？」と、支払っている料金について紹介します。

Facebook（フェイスブック）・Twitterの運用を事務代行に依頼する

私は個人名義のSNSとして、FacebookとTwitter、公式LINE（ライン）を利用しています。

ですが、運営の方針が決まっていて私自身がする必要のない作業が大半の、フェイスブックとTwitterは事務代行に運用のかなりの部分を任せています。

「では、何を依頼しているのか？」というと

• Twitterの代理運用
• フェイスブックの管理

以上です。

Twitterの代理運用

1. フォローリクエストを出す

条件に合ったアカウントを自分で探した上で、フォローリクエストを出す。（1日あたり20～30件）
指定する条件例：ハッシュタグを指定

2. フォローリクエストに関する処理

もらったフォローリクエストに対して、指定した条件に合ったアカウントのみ承認する。（作業が発生する日としない日あり）
指定する条件例：1週間に1回自分で投稿している女性のみ承認、営業目的のフォローはブロック

Facebook（フェイスブック）の管理

1. 友達リクエストに関する処理

もらった友達リクエストに対して、指定した条件に合った人のみ承認してフォローを外す。（1日あたり約20件）
指定する条件例：私が直接会ったことがあることが分かるメッセージを、事前に送付した人

2. メッセージの開封と仕分け、報告

届いたメッセージをすべて開封して、私からの返信が必要な分のみ報告する。
私からの返信が不要なメッセージは、私の目に触れないよう即時でアーカイブする。（1日あたり5件から10件）

その他、外注している作業と事務代行料金

この他にも

• アメブロですでに投稿した記事の手直し
• ワードプレスで構築したホームページに、過去に発行したメールマガジンを転載

以上の業務も事務代行へ外注しています。

遠方への出張の多い私が安定してフェイスブックやTwitterを運用することが可能なのは、事務代行を効果的に活用できているから。

すべての作業を同じ方が担当しているのではなく、得意な部分を委託する分業制で作業していただくことで、効率的で質の高い事務サービスが提供されています。

この内容で料金の合計額として「7.5万円 / 1ヶ月」を支払っています。

移動や宿泊の手配を事務代行に依頼する

私の持つ別事業としてセミナー事業部があり、私自らが登壇しています。
北は北海道から南は九州・鹿児島までが営業エリアなので、必然的に移動と宿泊を伴う出張が多い状態です。

出張の多い、私のスケジュール

自宅が関西エリア・某地方都市にある私の、2017年上半期のスケジュールを見てみると

• 1月：大阪・名古屋（2泊3日）、名古屋・熊本・鹿児島（3泊4日）
• 2月：東京・静岡（2泊3日）、大阪（2泊3日）
• 3月：東京（2泊3日）、徳島・広島（1泊2日）
• 4月：東京（2泊3日）、東京・千葉（2泊3日）
• 5月：福岡・大分（2泊3日）、広島・大阪（2泊3日）、東京・岡山（2泊3日）
• 6月：東京・埼玉・千葉（2泊3日）、大阪・札幌（3泊4日）

という状態です。

出張に出向くたびに移動と宿泊、会場の手配が必要なのですが、私はこれらの業務を非常に苦手としています。

そこで、これらの業務に長けている事務代行のスタッフさんに、私が不得手なこれらの手配をすべて任せるようにしたのが2013年のこと。

必要以上の時間をかけてミスを繰り返しながら行っていたストレスの多い状態から解放され、非常に楽になったことを今でもよく覚えています。

オンライン上で手配を依頼するスタイルと、事務代行料金

このスタッフさんは私とオフィスで会うことはなく、出張の予定が決まり次第、チャットワークを介して手配を依頼しています。

私は好きなタイミングで依頼ができ、スタッフさんも自身の手が空いている時に業務を行うこの形は、お互いの時間を拘束されない新しいスタイルの事務代行。
今後、ますます広まっていく事務代行サービスの形態です。

以上の業務で「5万円 / 1ヶ月」の設定。

ホテルや飛行機、会議室の手配に頭を悩ませている方にぜひ検討していただきたい、事務代行サービスの利用法です。

まとめ

今回は私の実例として、依頼している業務内容と料金をご説明しました。
「自分が頼むなら、どうするのか？」の、具体的なイメージが沸いてきたのではないでしょうか？

私はフリーランスの事務代行を利用しています。
ですが、フリーランスの事務代行に直接依頼することは、おすすめしません。
その理由は「フリーランス」とはひとりで事業を行っているからです。

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フリーランサー本人に何かがあった時は、即刻業務に支障が発生します。

私がフリーランスの事務代行に直接仕事を発注している理由は、在宅での事務代行を始める方法を教える事業部を持っており、代わりの人員の見通しが常にあるからです。

事務代行業者を選ぶ際に最も重要なチェックポイントは複数スタッフ体制です。
詳細はこちらをご覧ください。

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規模の大小を問わず必ず複数の担当者がつくのが、理想的な事務代行サービス。大手事務代行会社に依頼する安心感と、小規模だからこそできるリーズナブルな料金は両立可能です。

めんどうだがしなければいけない事務作業が、あなたのお手元にはないでしょうか？

事務代行にそれらの作業をアウトソーシングすることで、それまで単純な作業や雑務に使っていた「1日1時間」を別の仕事に使えるようになります。

自分でなくても構わない業務を委託することで、持っているリソースをご本業に集中させる。
これこそが、ベンチャー企業や小規模企業が業績を大きく伸ばすキーポイントなのです。

「事務代行サービスを依頼したい」
そう思った方は、お気軽に事務代行業者にお問い合わせください。
あなたのご要望に合った業務内容を、提案してもらえます。