「事務代行、興味はあるのだけど、今ひとつ利用のイメージが沸かない」
「やってほしいことは、前もって決めておく必要があるのだろうか？」
「その時にならないと、発生する事務処理が見えてこない」
自分で抱えている事務作業を、誰かにお願いしたい。
なのだけれども、様々な疑問があって問い合わせができない。
そんなあなたのために、こちらのコラムでは「事務代行事業者の違いと、選ぶポイント」をお話しします。
こちらをご覧いただいて、問い合わせへのハードルを下げていただければ幸いです。
事務代行事業者の持つ提供スタイルの違いを知ること
自分でなくても構わない雑用が、すぐに溜まってしまう。
業務を進めるのに困るから、何とかしたい！
そう感じた時が、事務代行の利用をスタートするタイミング。
まずは、「どんな会社があるのだろう？」と、事務代行や秘書代行についてリサーチをしてみてください。
事務代行サービスを提供する事業者には、大きく分けて3つのタイプがあります。
提供スタイルその１：指定場所にスタッフが訪問する
担当スタッフがあなたのオフィスなど、指定された場所に訪問して事務作業を行います。
このスタイルの特徴は
- 外に出したくない書類がある、電話に出てほしいなど「現場で作業してほしい」ニーズに対応できる
- 直接会って会話を交わす形で意思疎通を図ることができる
- スタッフが作業するための機材が必要である
- 指定場所までスタッフが移動するための交通費が別途発生するので、費用が高くなりがち
があります。
従前よりある事務代行サービスのスタイルであり、電話番が必要、紙の書類が欠かせない業態のお客様に支持されています。
提供スタイルその２：事務代行サービス事業者のオフィスで事務処理を行う
事務代行サービス事業者の事務所で、担当スタッフが処理を行います。
このスタイルの特徴は
- あなたとは離れた別の場所で作業するので、即時の対応ができないことがある
- セキュリティやプライバシー保護対策の実態が、見えにくい
- スタッフの移動がないので、その分の費用を抑えることが可能
といったものがあります。
近年、普及が進んでいる「オンライン秘書」「オンライン事務代行」は、こちらのタイプです。
提供スタイルその３：訪問、オンラインの両方に対応
数は少ないですが、クライアント先への訪問、およびオンライン処理の両方に対応する事業者も存在します。
こちらの場合のサービス提供スタイルは、
- 担当スタッフの自宅で作業を行う
- 必要に応じて、ご指定の場所での作業も可能
という、先ほどご紹介したふたつのスタイルの両方を採用した、いわばハイブリッドタイプと言えます。
「自分のいるオフィスまで来てほしいのか、それともオンラインでもいいのか？」
どちらかがいいかの判断ができない場合における有力な選択肢は、「訪問とオンラインの、両方に対応可能」です。
事務代行に依頼する仕事は、どのようにして決める・決まるのか？
事業者によって大きく異なるのが、依頼する業務を決める方法です。
こちらについても、ふたつに分かれます。
パターンその１：事前に決めた作業だけ行う
事前の話し合いに基づき、業務内容が決められているのがこちらのタイプです。
契約書にある業務については確実に処理される一方、事務代行のご利用に慣れた頃にありがちな
- 追加で別の作業もやってほしい
- 処理方法が変わったので、新しいやり方へ切り替えてほしい
といった、追加・変更に対応するには話し合いをした上での再契約が必要です。
事務代行サービス事業者の大半は、こちらのパターンを採用しています。
パターンその２：その都度、発生する業務に対応する
「１ヶ月で○円」という料金だけを決めておき、作業内容はその都度で変更できるスタイルです。
立ち上げ間もないスタートアップ企業やベンチャー企業、個人事業主によくある
- 事業内容がまだ定まっておらず業務内容がよく変わるので、依頼したい処理が未定である
- 「何を頼みたいか」を、作業が発生した際に判断して決めたい
といった、刻一刻と変化するニーズに対応することができます。
まとめ
「事務代行に問い合わせたいのだけれども、何をどうしたらいいのか分からない」
「だから、問い合わせフォームを送信するのに躊躇している」
このような不安を持つ小さい会社の社長さんの、細々とした事務処理をサポートをしたい。
それが事務代行、秘書代行の願いです。
「目の前の雑務から解放されて、自分の事業計画や戦略考えるのに集中したい！」
「自社に合ったBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を実現させたい！」
あなたの持つその願い、事務代行サービスをご利用いただくことでで叶えてみませんか？
まずはお問い合わせから、お気軽にどうぞ！