「今、とにかく忙しいから、誰かに手伝ってほしい」
「でも、何を手伝ってもらえばいいか分からないし、考える暇もない」
「仕事のやり方を誰かに教える時間が取れない」
ひとりで事業を行っている個人事業主さんやひとり社長さんの口から、よく聞かれるセリフです。
もしかしたら、あなたも同じようなことを考えてこのページにたどり着いたのではないでしょうか？
ですが、こういった煩わしいことは、事務代行・秘書代行にお任せください！
日々、忙しくてしなければいけない事務作業が後回しになっている方のために、たいていの事務代行・秘書代行では、ご契約前にヒアリングを実施しています。
今回はこのヒアリングの一例をお伝えします。
「事務代行・秘書代行に仕事を依頼する時には、話がこう進むのだな」という参考にしてください。
事務代行のヒアリング・１：現状をお伺いする
まず最初にお話しいただくのは、あなたの現状についてです。
場合によっては事前に箇条書きにすることをお願いされることもありますが、うまくまとまらない、時間が取れないといった際には準備しなくても問題ありません。
ヒアリング当日にはあなたに対して事務代行・秘書代行の担当者さんが質問をしてくれますので、あなたの現状をどうぞそのままお答えください。
「頭の中がごちゃごちゃしていて、答えられない」といった場合にも、あなたが答えやすい質問に変えてくれるのがよい担当者さん。
なので、リラックスしてお話ししてください。
事務代行のヒアリング・２：事務代行の依頼を検討している事項を聞き取る
「１：現状をお伺いする」にてあなたのご要望がより鮮明になっているので、ここでようやく具体的な依頼事項について質問されます。
こちらについても、事前にまとめておくと話がスムーズに進行します。
「こんなこと、頼んでもいい？」という些細な事や突拍子もないことも、この時に伝えるのがおすすめ。
あなたにとって重要なこと、絶対に依頼したいことは、事務代行・秘書代行業者にとっても重要であり、お引き受けしたい業務であるはずです。
事務代行のヒアリング・３：業者からの業務改善ご提案
ヒアリングが進んでいくにつれて、「この業務の手順を変えることで、効率アップが図れるのではないか」という事項が出てくるケースも。
このようなヒアリング中に出てきたアイデアを、積極的にご提案するのが得意な担当者さんも存在します。
「事務処理について、何らかの提案を出してほしい」というご希望があるのでしたら、事前に伝えるとよいでしょう。
提案能力に長けた担当者さんを、ヒアリングに派遣してくれます。
事務代行のヒアリング・４：概算料金を算出
ここまでで整理した事項をもとに、可能であれば料金概算を算出してもらってください。
詳細な見積もりを取った後に「しまった！」となっては無駄足を踏むことになり、お互いによくありません。
また、あなたのご予算から受注可能な業務をあらかじめ聞いておくのは、非常によい方法です。
「事務代行をお願いしたいけれども、予算が少ない」
「○円でできる範囲で、事務代行を依頼したい」
こういった要望を出しておけば、どの事務代行・秘書代行業者さんもあなたの予算に合った業務内容にて対応してくれるはずです。
まとめ
事務作業に手が回らずに困っている方にとって、事務代行サービスは強力なサポーターです。
ですが、事務代行業者の実態が分からないために
「こんな仕事を依頼すると馬鹿にされるかも」
「法外な料金を取られるかもしれない」
こうした不安からお問い合わせに至らない方が多いのが現状です。
ですが、どのようなことであっても「初めて」は必ず存在します。
なので、思い切って問い合わせてください。
「事務代行サービス、まずは話を聞いてみようかな」
そう考えた方は、ぜひお問い合わせください。