今のご時世、ビジネスを行う上でメールは欠かせないツールです。
お客様や社内間での連絡に、メールの利用は深く浸透しています。
最近になってフェイスブックやLINE、Twitterなど様々なSNSが登場したものの、普及率という点においてはどれもメールには遠く及びません。
ところで、あなたが送信したメールが先方に届かないという経験はお持ちでしょうか？
顧客との連絡手段としてメールを使う場合はメールが届かなければ話になりません。
また、販促のために発行しているメールマガジンが読者に届かなければ、売上にも大きく影響します。
このように、送ったはずのメールが届かない場合、いろいろと困ったことが発生します。
では、メールが届かない原因にはどのようなものがあるのでしょう？
存在しないメールアドレスに送信しようとしている
送信先として正しいメールアドレスを指定しなければ、もちろんメールは届きません。
メールアドレスが間違っているケースには、次のようなものがあります。
メールアドレスの入力ミス
メールの送信画面へ直接メールアドレスを入力する時は、入力ミスが考えられます。
「これで正しいはず」という思い込みをすることなく、もう一度よく確認してみてください。
「o（オー）」と「0（ゼロ）」、「-（ハイフン）」と「_（アンダースコア）」など、よく似ている文字や記号は特に注意が必要です。
また、先方がメールフォームに入力する際の入力ミスも、メールが届かないよくある原因です。
メールアドレスを変更した
何らかの理由があって、それまで使っていたメールアドレスを変更する場合があります。
- 会社を退職した
- 別の会社の携帯電話を使うようになった
など、あなたご自身にもお心当たりがあるのではないでしょうか。
相手の方に直接連絡を取ることができる別の手段があるのでしたら確認は可能ですが、メルマガに登録している読者であれば追跡はほぼ不可能です。
スマートフォンのメールアドレスには届きにくい
スマートフォンのメールアドレスには携帯キャリア各社が迷惑メール対策を施していますし、利用者側でも受信するメールに制約を設けていることがよくあります。
その結果として「スマートフォンのメールアドレスには、メールが届きにくい」という現象が起きています。
パソコンからのメールを受信しない設定
スパムメールを大量に送信する業者からのメールを受け取らないようにするために、
- パソコンからのメールをすべて受信しない設定
- 自分が許可したドメインやメールアドレスから来たメールだけ受信する設定
以上のような設定をした上でスマートフォンを利用する方がたくさんいます。
こちらのパターンに当てはまる場合は、メールを受信してもらうには先方に制限を解除してもらうしかありません。
ですが、受信を設定するのは難しいため「自分が何をすればいいか？」が分からずに、結果として解除してもらえないこともあります。
URLを含むメールを受信しない設定
自社ホームページへのリンクなど、送信するメールにはいくつかのリンクがあるものです。
ですが、このURLがメールの受信を妨げている場合があります。
どうしても相手に届けたいメールであるならば、リンクをすべて省いた文面でメールを送信してみてください。
その状態で正常に受信できるのでしたら、原因はこの設定がされているからです。
迷惑メールボックスに入ったことに気づかれていない
昨今は非常に多くの方がメールを使うようになったので、「メール」というツールがどのような仕組みになっているのかを知らないままに利用してる方が増えました。
何かにたとえて言うならば「車の運転はできるけれども、車が走る仕組みは知らない」という状態です。
なので、あなたは当たり前のように知っていても、相手の方にとっては知らないこと、というケースが発生しています。
迷惑メールボックスの存在を知らないユーザーがいる
当サイトの管理人（以下「私」）は、仕事柄、ごく普通の主婦の方と会う機会が多くあります。
そこで目にするのが「迷惑メールボックス」という単語を知らない方の存在です。
携帯電話が普及したことをきっかけにメールを使うようになったユーザーのうち、一定数は迷惑メールボックスがあることを知りません。
存在していることを知らないのですから、迷惑メールボックスに入ったメールは本人にとっては「届いていないメール」とまったく同じです。
メールを受信するソフト側による設定
メール受信に使っているソフトウェアによっては、スパムメールによく使われる語句や記号が含まれるメールを自動的にスパムメールとみなして迷惑メールボックスに移動させるものがあります。
届くことが事前に分かっているメールであれば迷惑メールボックスを見たり「届かないのですが」と問い合わせが入ることもありますが、必ずしも期待できるわけではありません。
Gmailの「プロモーション」「ソーシャル」タブ
こちらはGmail特有のもので、ショップからのメールマガジンは「プロモーション」タブに、SNSからのメールは「ソーシャル」タブにと、メールの内容に応じて自動的に振り分けられるシステムです。
迷惑メールボックスとは違った性質のものですが、受信側の目に触れにくくなるという点では迷惑メールボックスに振り分けられた時とよく似た現象が起きます。
メールサーバー側に原因があることも
送信したメールが届かない場合には、送信側のあなたと受信側の先方のいずれにも原因がないこともあります。
「スパムメール」と判定されている
膨大な量のメールが、毎日のように世界中を飛び交っている現在。
その中には「受け取りたくない」と感じるスパムメールも大量に混ざっています。
「迷惑だ」と感じるメールを受け取った時に「これは迷惑メールです」と報告する機能が、たいていのメールシステムには付属しており、その情報をメールアドレスを発行している組織 = メールサーバーは随時集めています。
そして迷惑メールという報告が多数届いたメールアドレスから送信されたメールは、すべてスパムメールだと判定されるようになります。
あなたの使っているメールアドレスが何らかの理由でスパムメールだと判定された場合、解除するのは非常に難しいと考えてください。
サーバーダウンやサーバーのトラブル
メールサーバーとは機械の集合体です。
なので、時にはトラブルに見舞われることもあります。
サーバーが動いていない時間帯にやって来たメールは、通常より受信に時間がかかったり受信できないことも。
こればかりは、送信側・受信側のどちらも打つ手がありません。
強いて言えば、メールサーバーの管理がしっかりした業者を選ぶくらいでしょう。
まとめ
私がインターネットの利用を本格的に始めたのは、Windows95が発売された頃でした。
その頃は初心者に対して手取り足取り教えてくれるパソコン教室はほとんどなく、あったとしても非常に高額で個人として利用することはまずなかったように記憶しています。
教えてくれる人が誰もいないので、一般ユーザーは「分からないことはWeb検索したり、本を読んで自力で調べる」が当たり前とされていました。
なのですが、今は状況が大きく変わって、先ほどのたとえ話の通り「仕組みは分からないけれども、使う分には支障を感じない」という状態でメールを利用している人がほとんどです。
その結果として、メールが受信できていないことに気づかない人の存在が格段に増えています。
「出したメールが届かない」
このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ事務代行業者にご相談を。
あなたのご希望に沿ったメール運用の方法を提案してもらうことで、「送信したメールが相手に届かない」問題について、解決への第一歩を踏み出してください。