自分ひとりの手ではこなし切れなくなった事務作業。
「誰かに頼みたいけれども、雇うと固定費がかかるし、かといって探すあてもない」
このようなニーズに的確に応えることができるのが、事務代行・秘書代行です。
ですが、インターネットで検索をすると大量の事業者情報がヒットしてしまい、どのようにしたら自分にピッタリの事業者を選ぶことができるのかが分からない。
このような時は、今からお話しするチェックポイントに沿って候補を絞り込みましょう。
これまでの実績と運営体制
まず最初に見るのは、何といっても事業者の実績と運営体制です。
あなたが何を依頼したいかで見るべきポイントは違ってきますが、共通するのは
- これまでに何件くらいの実績があるのか
- どのような業種や業務内容を扱ったことがあるのか
- 何人体制で業務に当たるのか
- 法人なのか、個人事業主やフリーランスなのか
このような点です。
しっかりとした事務代行・秘書代行事業者なら、取り扱いが初めての業務であったとしてもきちんと作業を遂行します。
ですが、すでに実績がある、もしくは似たような業務を経験したことのある事業者の方がより一層確実です。
また、個人で運営している人より複数人で運営している組織が信頼度がより高く、法人として活動している組織を選ぶのがさらによい選択と言えます。
運営体制の記載が一切ない事業者は信頼度に欠けるので、選択肢に入れないようにしましょう。
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事務代行において、作業量が少なくても複数の担当者が必要である重要な理由
規模の大小を問わず必ず複数の担当者がつくのが、理想的な事務代行サービス。大手事務代行会社に依頼する安心感と、小規模だからこそできるリーズナブルな料金は両立可能です。
実績に関しては公開されていない場合がありますし、ホームページは限られたスペースなので詳しい記載がない事も珍しくありません。
なので、あなたが気になる事務代行や秘書代行事業者を見つけた際は、「これまでにどのような仕事を経験しましたか？」と問い合わせることをおすすめします。
お客様の声を探す
事業を開始してある程度の期間が過ぎると、実績と合わせてお客様がどのように評価しているのかが情報として集まってきます。
事務代行・秘書代行事業者が掲載している「お客様の声」と、可能であればお客様に直接コンタクトを取って実態を聞いてみてください。
お客様に聞いた結果と事業者側の表記に食い違いがあるようなら、注意が必要と言えます。
ただし、事業者が事務代行や秘書業務を行う際、自社の存在を表立って知られないように動いている場合が非常に多いです。
事務部門や秘書部門はあくまでも会社の裏方、バックヤードに当たります。
従って、これらの部門の業務を担う事務代行や秘書代行事業者はインターネット上に取引先を示していないケースがあり、ホームページ上に掲載していないお取引先があってもおかしくないとお考えください。
「誰がするのか？」を公開している
最後のチェックポイントは、代表者名についての記載があるかどうかです。
あなたにとっては信じがたいことかもしれませんが、自分の本名すら名乗らずに事務代行を請け負っているフリーランスが最近非常に増えています。
本名の表記があり、できれば顔写真が掲載されている事業者を選ぶと安心です。
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事務代行サービスは法人に依頼するべし！個人事業主の事務代行が持つ「3つの注意点」とは？
近年、増加している個人運営の事務代行が持つ問題点を、個人事業主として事務代行を手掛けてきた経験者が解説します。
事務代行や秘書代行は、あなたの大事なお仕事の一部を任せる相手です。
事業者がどのような組織・人であるかをしっかりと知ることは、非常に大切なことと言えます。
まとめ
事務代行や秘書代行を扱う事業者は飛躍的に増えており、選択の幅が広まったことは非常に良いことです。
ですが、その一方で「どのように選べばいいかが分からない」という事態も起きています。
事務代行・秘書代行事業者を探す時にはきちんと比較、検討して慎重に選ぶことが、あなたの事業をさらに伸ばして無用なトラブルに巻き込まれない秘訣です。
このコラムで示した3つのチェックポイントを参考にして、ぜひあなたのニーズに合った事務代行・秘書代行事業者を見つけていただければと思います。