セミナー講師が事務代行に事務局代行を依頼したい、3つの理由

自身のスキルや経験、知識を誰かに対して伝えるセミナー講師。
セミナー開催や打ち合わせなどで毎日のように外出する方が多く、お客様対応が後回しになりがちです。

とは言っても、お客様対応なしでセミナー当日を迎えることはできません。

• 開催日時や場所、注意事項など、お客様が必要とする情報を周知する
• 支払いが行われているかどうかの管理を行い、支払いが遅れているお客様に連絡する
• 個別の問い合わせに対して、適切な回答する
• セミナー当日に発生するトラブルやアクシデントに、適宜対応する

このように、セミナーが始まるその瞬間まで、事務局としてしなければいけない作業は非常にたくさんあります。

ところで、あなたはこれらの事務作業をご自身でこなしているでしょうか？
事務代行としてこれまでに30件以上のセミナー事務局を担当し、さらにセミナー講師として活動する当サイトの管理人（以下「私」）から見ると、セミナー講師が自分で事務局運営を行うのは得策でないと言えます。

その理由は様々ですが、主なものを3つ取り上げます。

事務代行にセミナー事務局を依頼する理由１：迅速なお客様対応

セミナー講師として仕事をしていると、必ず発生するのが様々な事務作業。
ですが、セミナー事務局の運営に長けているセミナー講師は少ないのが現状です。

毎日のように忙しく活動しているために作業時間が取れなかったり、そもそも事務作業に向いていないのが、講師本人によるセミナー事務局運営がうまく回らない主な理由。

そして、セミナー事務局が円滑に稼働していないということは、お客様対応の不備へとつながっていきます。

売上・成約を逃してしまうケース

あなたはセミナー事務の作業を、毎日きちんとこなしていますか？
この質問に対する答えが「2日か3日に1回、夜にまとめてやっています」という方は、お客様が不満を感じているかもしれません。

どのような題材のセミナーを開催しているかによって多少の違いはあるものの、セミナーのお申し込みやお問い合わせが多い時間帯は22時以降。
1日の仕事が終わった夜の落ち着くことができるタイミングに、ゆっくりと比較・検討した上で連絡をするというお客様が多いようです。
つまり、夜にご連絡いただいた件に対するあなたからの回答が「翌日の夜」「翌々日の夜」といった24時間以上経過してからやってくるというわけです。

インターネットが当たり前のように使われるようになった昨今は「即対応、即レス」が当たり前と考えてください。

あなたにとっては、数あるメールの中でのたった一通でしょう。
ですが、お客様から見れば「勇気を出して送った、大切なメール」かもしれません。
ひとつひとつのご連絡に対して真摯に対応する姿勢が、セミナー事務局には求められているというわけです。

ひとりで事務処理すると必ず発生する「見落とし」

セミナー事務局を代行してもらって「迅速・ていねい」を追求するメリットは、他にもあります。
それは、複数の目線から確認が入ることです。

頂いたメールに対する返信作業をあなたひとりで行っていると、どうしても文章の解釈や返信文に独自のクセが現れます。
そのクセが売上・成約につながるなどよい結果になればいいのですが、必ずしもそうとは限りません。

ここで登場するのがあなた以外の誰かに、事務局を代行してもらうという方法です。
ルーチンワークとして対応できることはセミナー事務局に一任し、判断に迷うお問い合わせを頂いた際は事務局の担当者があなたに指示を仰ぐことで「ダブルチェック」機能が働くようになります。

あなたと事務代行でチームを組んで分業することで、これまでは取りこぼしていた売上・成約を拾うことができる。
その効果は決して目立つものではありませんが、時間が経つにつれてじわじわと効いてくるのです。

事務代行にセミナー事務局を依頼する理由２：「登壇」に集中できる

事前のお客様対応が無事に終わって、迎えたセミナーの当日。
セミナー講師であるあなたの本来のお仕事である「登壇」が控えているにもかかわらず、セミナー事務局の業務は発生します。

そこで検討するべきなのが、あなた以外の誰かにセミナー事務局を依頼すること。
あなたが自分でしなくてもいい事務作業を任せることで、あなたはセミナーに登壇することに意識を向けることができます。

遅刻や欠席・キャンセルの連絡が入った場合

セミナー当日につきものなのが、開始時間が近くなってからお客様から遅刻や欠席、キャンセルのご連絡をいただくこと。
私も遭遇したことがありますし、あなたにもきっと経験があるでしょう。

開始時間直前に頂くご連絡に対してセミナー講師本人が対応することは、あまり感心しません。

先ほどもお話しした通り、セミナー当日の講師にとって最も重要なのはセミナーに登壇すること。
お客様に対して万全の体制を整えて開始時間を迎えるには、会場入りした瞬間からするべきことが山ほどあり、そこにはセミナー事務局の業務は入っていません。

遅刻したお客様の対応はどうする？

セミナーを開催した時によくあるのが、遅刻してやって来たお客様が自分の席が分からないなど、どうすればいいか分からずに立ち往生することです。
場合によってはその場の空気が乱れるなど、セミナー進行に支障が発生します。

このような急に起きるアクシデントに対応するために必要なのが、セミナー講師以外に会場にスタッフを配置することです。
セミナー事務局を誰かに依頼しているのなら、事務局の担当者が会場で待機しておくことで対応できることはいろいろとあります。

遅刻してきたお客様を速やかに席へ案内する他にも

• 出欠を取り、所定の席に案内する
• 支払いがまだのお客様に対して集金業務を行ったり、領収書の発行が必要な方に対応する
• 進行中のセミナー風景を写真撮影する

このような業務に対応してもらうことが可能です。

また、セミナー講師が事務局運営を自分でしない方がいい理由として、次のようなものもあります。

事務代行にセミナー事務局を依頼する理由３：リピーター獲得

セミナー講師は「セミナー」という場を成立させるために、コンテンツの充実はもちろんのことセミナー事務局にも気を配らなくてはなりません。
コンテンツを考えることについては講師ご本人の関与が欠かせませんが、セミナー事務局の運営まで関わる必要はありません。

セミナー事務局に関してはプロの事務代行に依頼することで、

• 迅速できめ細かいお客様対応
• セミナー当日に発生する細々とした業務の対応や、急なトラブルやアクシデントもすぐに解決

といった数々の恩恵を受け取ることができますし、結果としてよい印象がお客様に残ります。

「あの講師のセミナーは、とてもよかった」と感じたお客様が、次に取る行動は何だと思いますか？

それは

• 興味のあるセミナーをリピート受講する
• おすすめのセミナーとして、身近な人に口コミしたりネット上で発信する

このような行為。

セミナー講師のあなたにとっては、喉から手が出るほど欲しい営業効果であるはずです。

まとめ

今日のコラムでピックアップした、セミナー講師が事務局をプロの事務代行に依頼するべき理由が明確に出せる理由。
それは私自身がプロの事務代行であり、かつセミナー講師として登壇もするからです。

それぞれの立場の現状やお困りごと、また「こうすればうまくいくのに」という視点は、セミナー講師とプロのセミナー事務局代行という両方を経験した私でなければ、決して知ることができません。

セミナー講師の立場から分かる「あったらいいな」と、プロの事務代行としてセミナー講師の期待に応えるために気をつけているポイントを、こちらのページではお伝えしました。
あなたがセミナー事務局を事務代行、秘書代行に依頼することをご検討中でしたら、これらすべての条件を満たす事業者を選ぶことをおすすめします。