「出張に行くたびに発生する精算業務がめんどう」
「外出から帰ってきたら、問い合わせのメール返信が…」
出張につきものの経費精算処理は、きちんと処理・報告をしなければ立て替えたお金が戻ってきません。
また、問い合わせのメールにはタイムリーに返信して、商談に結びつけたいですよね。
「でも、自分は社長や重役みたいに秘書がいるわけじゃない」
「代わりにやってくれる人なんていないから、結局は自分でやるしかない」
あなたの抱えるその問題。
実は「事務代行サービス」という解決策があります。
ここでは、会社員でありながら事務代行を活用することで、業務の効率化に成功した事例をご紹介します。
会社員の事務代行サービス活用例１：出張経費の精算処理
経費精算処理を事務代行に業務委託する前の状態
月に数回、国内・海外を問わずに出張するTさん。
移動が多いため、国内にある事務所に出社するのは月に数回。
その他の日は週2回の休みを除けば、出張先での滞在が多いという多忙な毎日です。
技術職であるTさんは、目の前にある出張スケジュールをこなすのが精いっぱい。
元々、苦手意識を持っていたことも重なり、出張に伴って発生した経費精算処理は溜まる一方でした。
最終的には、行うべき事務処理が数ヶ月もストップした状態で、当サイトの管理人（以下「私」）にご相談いただきました。
事務代行サービスご利用後の経費精算処理
Tさんからは
「自分でなくても問題ない事務作業は、すべてアウトソーシングしたい」
とのご依頼がありました。
検討した結果、事務代行サービスに
- 出張に伴って発生した領収書やレシートを、すべて担当スタッフに郵送
- その中から、経費に該当するものをスタッフが仕分け
- 経費精算の必要がある領収書について、発生日・項目・金額をエクセルに入力
- 日当が発生する場合、日当をエクセルに入力
- Tさんに抜け・漏れがないか確認していただく
以上の業務を依頼することになりました。
Tさんからは
「事務代行サービスを導入してからは精算がスムーズに進み、経理担当から急かされることがなくなった」
と、喜びのご感想をいただいています。
会社員の事務代行サービス活用例２：見込み客の問い合わせ対応
問い合わせ対応を事務代行に業務委託する前の状態
営業職のSさんは既存顧客への定期的な訪問を重要視するため、事務所を不在にしがちです。
1日の予定を終えて事務所に帰ってきた後、届いたメールを確認するのが毎日の日課。
なのですが、日中に届いた見込み客からの問い合わせに対して、すぐ返信できないことに悩んでいました。
競合他社に対して同時に問い合わせを行う見込み客が多く、
「問い合わせにもっと早く返信できれば、取りこぼしが減るかもしれない」
このような予測を立てたSさん。
「自分が営業に出ている間に、最初のメール返信だけでも行いたい」
そこで、ご自身が不在の間でもメールをチェックして返答してくれる事務代行サービスのリサーチを開始。
結果、お客様の事務所に出社せずにオンラインでの事務処理が可能である、オンライン秘書代行にたどり着きました。
事務代行サービスご利用後の問い合わせ対応
問い合わせの初期対応を迅速に行って商談へ進む確率を上げたいというのが、Sさんからのご希望。
タイムリーな対応を実施するために、
- 問い合わせメールを、オンライン秘書代行業者が直接受信する
- 問い合わせの内容に応じた返信までを、担当スタッフが一括して行う
以上の業務フローをアドバイスしました。
問い合わせに対して返信する必要がなくなったことで
- 商談日程の決定までが格段に早くなり、成約率が向上した
- 既存顧客のアフターフォローに集中できるようになった
という効果が得られたとのことです。
まとめ
あなたが会社員である以上、総務や経理、人事職ではなかったとしても、何かしらの事務処理が発生しています。
とは言え、あなたの所属する部署が事務部門ではないのであれば、事務作業は付随的な業務である可能性が高いはずです。
「事務代行」と聞くと、「会社員である自分には関係ない」と思いがちです。
しかしながら、あなたの本来の業務とは違う事務処理に時間を取られてメイン業務に支障が出ているのであれば、事務代行サービスの利用を検討する価値があります。
オンラインの事務代行、秘書代行には
- 専用のデスクやPCなど、機材を準備する必要なし
- 少量の事務処理からご依頼可能
- ご依頼前の無料ご相談を実施することで、安心して業務を任せられる
という特徴があります。
オンライン事務代行・秘書代行のスタッフは自宅など、決められた作業場所で業務を行います。
なので、担当スタッフ用のデスクやPCなどを新たにご準備いただく必要はありません。
また、スタッフがお客様のオフィスに出社しないため、日本全国・対応可能です。
「先週、出張に行ったから、経費の精算処理をお願いします」
「今日は見込み客から3件、問い合わせが来ているので、対応してください」
といった、少ない作業量の事務処理から対応してもらえます。
会社員だからといって、すべての業務を自分で行う必要があるとは限りません。
事務処理など本来の業務とは関係の薄い作業をアウトソーシングすれば、あなたのリソースを集中して今まで以上によい成果を得ることが可能です。
「事務作業をやめることができたら、自分の仕事がもっとできるようになるのに…」
このようにあなたが考えているのでしたら、まずはお問い合わせを。
事務作業に時間を取られることのない、あなたが持つ本来の業務により集中できる環境を手に入れてください。